POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

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1. ALCANCE Esta Política aplica para toda la información personal registrada en las Bases de Datos de Talento Selecto, los cuales pertenecen a las personas naturales, Titulares de la información, que han autorizado a Talento Selecto para manejarlos de conformidad con los lineamientos corporativos y la presente Política.

2. DEFINICIONES Para la interpretación de esta Política, las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas de acuerdo con el significado establecido en la Ley 1581 de 2012, especialmente con las definiciones establecidas en el artículo 3 de la mencionada Ley; y el Decreto 1074 de 2015, especialmente el artículo 2.2.2.25.1.3., o las normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Para todos los efectos de la presente Política, Talento Selecto Group S.A.S. es el Responsable del tratamiento. Talento Selecto Group S.A.S. se encuentra domiciliada en la Calle 5 # 45 a - 125, Cali, Valle, Colombia. Su dirección de correo electrónico es gerencia@talentoselecto.com y su número telefónico de contacto es +57 300 828 9154.

4. AUTORIZACIÓN La recolección, almacenamiento, uso, circulación y en general el Tratamiento de los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de Talento Selecto requieren del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los Titulares de los mismos. Talento Selecto, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares de los Datos Personales, con anterioridad a la recolección de sus datos, garantizando en todo caso que sea posible verificar y probar el otorgamiento de dicha Autorización. Los datos personales de los Titulares se mantendrán en las Bases de Datos de Talento Selecto durante el tiempo que los mismos sean utilizados para los fines autorizados, a menos que el Titular solicite su eliminación.

 

FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

 

La Autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta; o mediante una conducta inequívoca del Titular que permita concluir de forma razonable que otorgó la autorización; o a través de un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haber obtenido el consentimiento del Titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la Base de Datos.

 

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los Datos Personales, que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos de acuerdo con la presente Política y el correspondiente Aviso de Privacidad y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus Datos Personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición por Talento Selecto. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus Datos Personales y controle el uso de su información personal.

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1. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN Talento Selecto adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la Autorización por parte de los titulares de Datos Personales para el Tratamiento de estos.
   
   Como titular, autorizas a Talento Selecto Group S.A.S., en calidad de Responsable del Tratamiento de tus datos personales, a acceder a tus datos personales contenidos en bases de datos de operadores de información autorizados, así como a los datos recolectados por Talento Selecto Group S.A.S. en el proceso de selección y evaluación de talento, incluyendo aquellos almacenados en la plataforma Notion. Esta autorización se otorga con el fin de llevar a cabo procesos relacionados con el reclutamiento, selección, gestión del talento humano, outplacement y empleabilidad. Además, los datos podrán ser compartidos con terceros, incluyendo proveedores de servicios tecnológicos, logísticos, administrativos, u otros, necesarios para el desarrollo de las actividades de Talento Selecto Group S.A.S., así como a reclutadores externos de otras empresas, para su consideración en los procesos de selección de personal realizados por dichos reclutadores externos.

2. AVISO DE PRIVACIDAD El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para que éste se informe del Tratamiento que le va a dar Talento Selecto a sus Datos Personales, con anterioridad al momento que se autorice la recolección de los Datos Personales. A través de este documento se informa al Titular la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

3. RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Los Datos Personales de terceros que sean entregados a Talento Selecto por parte de un Titular, tales como el número de teléfono de contacto de emergencia y nombre de contacto de emergencia, el número de teléfono o correo electrónico de un amigo, familiar o referido, se tratarán siempre que ellos lo autoricen expresamente.

Los Datos Personales de los Usuarios que podrían ser recolectados por Talento Selecto se dividen en: (i) información general de los usuarios; (ii) información financiera de los usuarios; (iii) información de navegación; (iv) hojas de vida de los usuarios; (v) información de empleados de Talento Selecto.

Información General:

• Nombres y apellidos

• Tipo y número de identificación

• Fecha expedición de documento de identificación

• Ciudad de Nacimiento

• Fecha de Nacimiento

• Estado civil

• Teléfono Fijo

• Celular

• Correo Electrónico

• Dirección Principal

• Actividad Económica

• Profesión

• Nivel educativo

• Ocupación

Información Financiera:

• Salario mensual

• Aspiración salarial

Información de navegación:

• Hábitos de consumo

• Preferencias de navegación en Internet

• Datos de geolocalización del teléfono móvil

• Dirección IP

Hojas de vida:

• Datos personales incluidos por los Candidatos en las hojas de vida por los Usuarios

Información de empleados: Puede consistir en, pero sin limitarse a:

• Su nombre

• Documento de identidad

• Correo electrónico

• Teléfono

• Información bancaria

• Información relativa a su formación académica y profesional

• Información biométrica

• Información relativa a su salud

• Información relacionada con su sexo

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Talento Selecto no solicita datos sensibles de los usuarios tales como aquellos datos relacionados con el origen étnico, la orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relativos a la salud, la vida sexual, datos biométricos (dentro de los que se incluyen las fotos de los usuarios), entre otros. Los usuarios deben abstenerse de incluir datos personales de carácter sensible en sus hojas de vida.

Para poder cumplir con las finalidades asociadas al tratamiento de Datos Personales de los empleados de Talento Selecto, Talento Selecto requiere tratar ciertos datos personales sensibles de sus empleados que hacen parte de su ámbito íntimo, como los datos relativos a su salud, su sexo, y sus datos biométricos, entre otros. En todo caso, Talento Selecto se abstendrá de recolectar cualquier Dato Sensible sin que previamente haya obtenido autorización previa, expresa e informada del Titular.

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En el evento en que Talento Selecto solicite datos personales de carácter sensible, el Aviso de Privacidad señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos. Aquel carácter facultativo también será informado a los Titulares al momento de solicitar la autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012.

9. Tratamiento de Datos Personales

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Los Datos Personales de los usuarios serán recolectados, almacenados, usados, circulados, compartidos, procesados y/o se les dará cualquier otro tipo de Tratamiento para las siguientes finalidades:

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1. Cumplir con las obligaciones legales y/o contractuales de Talento Selecto Group S.A.S, en razón del desarrollo de su actividad civil y comercial.

2. Gestionar datos relacionados con recursos humanos, procesos de selección, análisis organizacional, desarrollo y manejo de reportes de desempeño de los contratos laborales.

3. Transferir los datos de los candidatos a las empresas aliadas interesadas en los perfiles para sus vacantes, como lo es en el caso del programa de empleabilidad o en los procesos de Head-hunter; servicios que ofrece Talento Selecto Group S.A.S, con el fin de que los candidatos puedan participar en las vacantes publicadas y existentes.

4. Administrar los asuntos internos de Talento Selecto Group S.A.S, incluyendo, pero sin limitarse a la contabilidad, reportes financieros y de gestión, cálculo, presentación y pago de impuestos, otros registros y reportes de cumplimiento, procesos de auditoría interna o externa. Esta información incluye Datos Personales de directores y agentes de las afiliadas de la compañía.

5. Realizar el proceso de Debida diligencia del cliente o proveedor, que consiste en el conjunto de procedimientos para la identificación y aceptación de clientes y proveedores.

6. Cumplir con obligaciones legales, tales como, las recomendaciones del “Grupo de Acción Financiera” (GAFI), la “Tercera Directriz Americana” 2005/60/EC, leyes nacionales sobre lavado de activos y financiación del terrorismo, servicios financieros y servicios de cumplimiento tributario y la opinión 14/2011 del Artículo 29 sobre la protección de datos relacionadas con la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo del “Grupo de Trabajo de Protección de Datos”. Talento Selecto Group S.A.S las cumple de manera voluntaria y cuando lo considere necesario.

7. Lograr una eficiente comunicación con el Titular de la información, a través de cualquier medio de contacto, relacionada con nuestros productos, servicios, promociones, alianzas, estudios, concursos, eventos, contenidos, campañas publicitarias y mercadeo, beneficios, condiciones o políticas aplicables, canales de atención, redes sociales.

8. Ofrecer servicios o productos de Talento Selecto Group S.A.S o de terceras personas, basados en sus preferencias. Tales ofertas podrán ser hechas por Talento Selecto Group S.A.S o por terceras personas.

9. Proveer nuestros servicios y/o productos.

10. Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios o respecto de los nuevos que estén relacionados con el o los contratado(s) o adquirido(s).

11. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y empleados.

12. Evaluar la calidad del servicio.

13. Entregar y ofrecer al Titular de forma general o segmentada, información, contenido y/o publicidad, de Talento Selecto Group S.A.S y/o de terceros, y calificar la propensión y/o afinidad a productos o servicios de Talento Selecto Group S.A.S y/o de terceros para realizar segmentaciones o perfilamiento de usuarios.

14. Elaborar y reportar información estadística, encuestas de satisfacción, estudios y análisis de mercado o de consumo, incluyendo la posibilidad de contactarlo para dichos propósitos por parte de Talento Selecto Group S.A.S.

15. La información podrá ser anonimizada con el fin de elaborar estadísticas, estudios y análisis de mercadeo o de consumo que podrán ser utilizados por Talento Selecto Group S.A.S y/o terceros, quienes podrán disponer discrecionalmente de la totalidad de la información.

16. Identificar, recolectar y asociar a los datos, información sobre preferencias de navegación del titular en la página web de Talento Selecto Group S.A.S, así como datos de georreferenciación o y/o ubicación específica que generen dispositivos móviles, para mejorar la experiencia del usuario, conocer su perfil de navegación, entregar información y/o publicidad segmentada sobre productos y/o servicios propios o de terceros, calificar la propensión y/o afinidad a productos o servicios de Talento Selecto Group S.A.S y/o de terceros.

17. La administración y gestión de la relación contractual con cada empleado; la gestión y procesamiento de nómina y/o remuneración de empleado.

18. Efectuar el seguimiento de indicadores financieros y de remuneración.

19. La gestión de las prestaciones sociales, afiliaciones del empleado y de su núcleo familiar a seguridad social, beneficios extralegales, y de las licencias e incapacidades, cuando corresponda.

20. La planeación y desarrollo profesional de los empleados de Talento Selecto Group S.A.S.

21. Actividades de bienestar social y recreativas.

22. La gestión, revisión y valoración de desempeño y productividad, cuando corresponda.

23. Facilitar las actividades de contratación, gestión de talento humano, comunicación y planificación de reemplazos.

24. El seguimiento y toma de medidas de cumplimiento de las políticas, procedimientos y demás actividades de Talento Selecto Group S.A.S.

25. Brindar espacios de trabajo adecuados conforme a las necesidades de cada empleado.

26. Transmitir los datos personales recolectados, dentro o fuera de Colombia (sin consideración al país de destino), a terceros que actúen como encargados del tratamiento y que provean a Talento Selecto Group S.A.S, servicios tecnológicos, logísticos, administrativos, de distribución, e-mail marketing de contact center y/o cualquier otro servicio que requiera Talento Selecto Group S.A.S para el desarrollo de las actividades contempladas en las finalidades previstas en este Aviso de Privacidad y siempre sujeto a las Políticas de Tratamiento y Procedimiento de Datos Personales.

10. Obligaciones

Talento Selecto Group S.A.S como responsable del tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del Derecho de Hábeas Data.

2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva Autorización otorgada por el titular.

3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección en la Autorización y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Velar porque la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

8. Implementar las medidas de seguridad tecnológicas, administrativas y físicas necesarias y razonables para salvaguardar la seguridad e integridad de la información.

9. Eliminar los identificadores en la información con el fin de anonimizar la información cuando ésta se utilice para fines estadísticos, agregados o de análisis de datos.

10. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

11. Exigir a quienes tengan la calidad de Encargados del Tratamiento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

12. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

13. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

14. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

15. Informar a la autoridad de protección de datos cuando tenga evidencia de que se han presentado violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

16. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

17. Talento Selecto Group S.A.S podrá mantener las hojas de vida almacenadas en los servidores de la organización, para futuras oportunidades laborales.

11. Derechos de los Titulares

Los Titulares de los Datos Personales tendrán los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar su información y Datos Personales frente a la entidad Responsable del Tratamiento o Encargada del Tratamiento de sus Datos Personales;

2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;

3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a la información y Datos Personales;

4. Presentar ante Superintendencia de Industria y Comercio, o cualquier autoridad competente, quejas por infracciones al régimen de protección de Datos Personales que le sea aplicable;

5. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de la información y Datos Personales en los términos de esta Política cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Esta solicitud podrá efectuarse ante el Responsable del Tratamiento o ante el Encargado del Tratamiento de los Datos Personales;

6. Acceder de manera gratuita, a su información y Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, previa solicitud, en los términos de la normativa vigente aplicable.

7. Cualquier otro derecho incluido en las normas aplicables o aquellas que las modifiquen o complementen.

8. Solicitar la actualización o rectificación de sus Datos Personales.

12. Supresión de Datos Personales

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Talento Selecto Group S.A.S la supresión (eliminación) de sus Datos Personales cuando:

1. Desee que sus datos sean eliminados de las Bases de Datos de Talento Selecto Group S.A.S;

2. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013;

3. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados;

4. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, Bases de Datos o Tratamientos realizados por Talento Selecto Group S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio de este, cuando:

1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.

2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los Datos Personales, Talento Selecto Group S.A.S debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

13. Revocatoria de la Autorización

Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse: (i) revocatoria sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que Talento Selecto Group S.A.S deba dejar de tratar por completo los Datos del Titular; (ii) la revocatoria parcial que puede ocurrir sobre tipos de Tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado.

Con la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del Tratamiento que el Responsable, de conformidad con la Autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo. Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál Tratamiento el Titular no está conforme.

14. Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos

Cualquier tipo de petición, consulta o reclamo, así como cualquier solicitud de eliminación de los datos personales, revocatoria del consentimiento otorgado, limitación respecto de las finalidades autorizadas inicialmente puede contactarse en cualquier momento al Oficial de Protección de Datos a través del correo electrónico gerencia@talentoselecto.com.

15. Procedimiento para el Ejercicio del Derecho de Hábeas Data

Talento Selecto Group S.A.S como responsable de los datos personales está obligada a atender las peticiones, consultas y reclamos relacionadas con los derechos con los que cuenta el Titular respecto de sus Datos Personales, las cuales se atenderán de conformidad con las siguientes reglas:

Personas autorizadas para ejercer los derechos del Titular:

Con el fin de garantizar la seguridad e integridad de la Información, Talento Selecto Group S.A.S tiene la obligación de verificar la identidad de las personas habilitadas para ejercer los derechos del Titular. Las siguientes personas se encuentran autorizadas para ejercer los derechos del Titular, previa acreditación de su identidad:

1. El Titular o sus causahabientes;

2. El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación del respectivo poder;

3. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Información mínima que debe contener cada solicitud:

Para la radicación y atención de solicitudes, la persona facultada para ejercer los derechos del Titular debe suministrar la siguiente información:

1. Nombre completo y apellidos;

2. Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto);

3. Medios para recibir respuesta a su solicitud;

4. Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información);

5. Firma (si aplica); y

6. Número de identificación.

Término máximo para resolver las Peticiones, Consultas y Reclamos:

El término máximo previsto por la ley para resolver los reclamos es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Talento Selecto Group S.A.S informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se niegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.

16. Vigencia

La Política para el Tratamiento de Datos Personales de Talento Selecto Group S.A.S fue aprobada el día 31 de mayo de 2024, fecha a partir de la cual es aplicable.

Talento Selecto Group S.A.S se reserva el derecho a modificar esta Política en cualquier momento. Los cambios realizados serán informados y publicados, en nuestra página web, así como en el Aviso de Privacidad.